会議のメモは、話した順番のまま残すと「何が決まり、誰が動くのか」を見つけにくくなります。AIに整理を頼む前に、決定と提案、未確認の内容を区別しておくと、結果を点検しやすくなります。
執筆：マトリバ編集部 ／ 最終更新：2026年10月12日 ／ 公開：2026年10月3日
作業手順を整理する実践ガイドです。本文の記入例・数値例は架空の例です。
1. 入力するメモの範囲を決める
まずは自分で用意した短いメモや、共有が認められた情報で試します。録音や顧客情報を扱う場合は、会議の参加者との合意、仕事先の規則、利用サービスのデータ条件を先に確認してください。
話者名を仮名にしても、案件名や発言内容から人物が分かることがあります。名前だけを消せば入力できるとは考えず、必要な情報と外に出せる情報を選びます。
2. 決定・作業・保留の三つに分ける
「来週公開する案が出た」と「来週公開することが決まった」は異なります。依頼では、元のメモに書かれた確定事項だけを決定欄に入れ、提案と保留は別にするよう指定します。
担当と期限が書かれていない作業は、AIに推測させず「未定」と残します。不明点が見える形にしてから、人に確認する方が、誤った予定を共有することを避けやすくなります。
3. 架空のメモを同じ形式で整理してみる
例えば「Bさんが資料を確認することになった。期限は未定。公開日は金曜が候補。次回決定」というメモなら、公開日は決定欄に入れません。作業は資料確認、担当はBさん、期限は未定として記録します。
整理した結果は、会議に参加した人が原文と照合します。AIが読みやすく言い換えたことで、条件や発言の強さが変わっていないかも確認してください。
| 元の記録（架空） | 整理する欄 | 残す条件 |
|---|---|---|
| 公開日は金曜が候補 | 保留事項 | 次回決定 |
| Bさんが資料を確認することになった | 作業一覧 | 期限は未定 |
| 表記を統一することで合意 | 決定事項 | 対象資料を明記 |
4. 配布前に数字と役割を点検する
人名・日付・数量・対象資料を元のメモと比べます。会議で扱わなかった作業が追加されていたら、元のメモに戻って書き直します。メモの欠落をAIの文章で補わないことが大切です。
共有先に必要なのが作業一覧だけなら、発言全文まで配布する必要はありません。原文と配布用メモの保存場所を分け、閲覧できる相手もそれぞれ確認します。
5. 次回の会議で、未完了の作業を見直す
担当者の返答を受けたら、作業の状態と確認日を更新します。「完了」と書くだけでなく、何ができたら終わりなのかを残しておくと、次回の確認で迷いにくくなります。
毎回同じひな形を使い、決定事項、作業一覧、保留事項の順番をそろえます。整理にかかった時間と確認で直した箇所を記録し、使い続けるか判断しましょう。
提案と決定を分けた整理の完成例
次は特定のAIの実測ではなく編集部の作例です。完了した作業と、これから行う作業が混ざらないよう元メモの時制も残します。
編集部の架空の作例です。実際の案件・サービスの実測結果ではありません。
元メモ：表記統一は合意。Bさんが資料を確認することになった。期限は未定。公開日は金曜が候補で、次回決める。 決定事項：対象資料の表記を統一する 作業一覧：資料確認／Bさん／期限未定／指摘と確認結果を残す 保留事項：公開日は金曜が候補。次回決定 要確認：資料確認の期限と、対象資料の版 配布前：合意・候補・未定が元メモと一致するか参加者が照合
コピーして使えるひな形
次のメモを「決定事項」「作業一覧」「保留事項」に整理してください。 元の記録にない担当・期限・合意を作らないでください。 作業一覧は、作業／担当／期限／完了条件の順にしてください。 不明な情報は「未定」、曖昧な発言は「要確認」としてください。 メモ：［共有できる内容だけを入力］
候補日が合意日に変わっていないか確認する
練習用の架空メモです。会議で出た案と決まった内容を、同じ欄に入れないことを練習します。
試す条件・記録：メモ：金曜公開が候補。責任者は欠席。Bさんがチェック担当。期限は次回相談。
- 決定事項に『金曜公開』を入れず、候補として保留事項へ置く。
- 作業一覧は『チェック／Bさん／期限未定』とし、金曜までという期限を補わない。
- 責任者への公開日確認と、チェック期限の相談を次の確認事項に残す。
判断の目安：『金曜に公開することで合意』という出力は原文と不一致です。会議メモを整えることと、欠席した担当の判断を代行することを区別します。
2026年10月12日：判断例・確認手順を追記。AIと運営者の役割・確認範囲。
最後に確認すること
- 提案を決定と書いていない。
- 担当・期限を推測で埋めていない。
- 原文と配布用の保存場所を決めた。
- 未定の項目を確認する相手を決めた。
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