修正依頼を分かりやすく伝える方法｜場所・理由・完了条件をそろえる

「もう少し見やすく」という修正依頼だけでは、相手はどこをどう変えればよいか迷います。対象の版、場所、困っている理由、残したい条件をそろえ、必要な修正を一つの一覧へまとめます。

執筆：マトリバ編集部 ／ 最終更新：2026年10月12日 ／ 公開：2026年10月3日
作業手順を整理する実践ガイドです。本文の記入例・数値例は架空の例です。

1. 対象のファイルと版を決める

修正する資料の名前、保存場所、版を明記します。古い添付ファイルと新しい共有資料を混ぜると、別の状態を見ながら話すことになります。

指摘する場所は、ページ、見出し、項目名など、相手が見つけられる手掛かりを付けます。画面画像を使う場合も、必要のない個人情報が写らないようにしてください。

2. 変更の内容と理由を分ける

「本文を短くする」が変更内容、「一画面で必要な条件を読めるようにする」が理由です。両方を伝えると、相手が別の方法を提案する場合も、目的をそろえやすくなります。

表現の好みと事実の誤りも分けます。数字が違う場合は正しい根拠を示し、好みの場合は今回求める文体を説明してください。

3. 残す条件と必須・任意を示す

文章を短くする依頼なら、削除してはいけない期限、金額、対象、例外を添えます。図の変更なら、維持する説明と追加する情報を区別します。

必ず直す項目と、時間があれば検討する項目を分けます。重要度が見えない長い修正一覧は、納期との調整を難しくすることがあります。

4. 指摘は窓口でまとめてから渡す

複数の確認者から矛盾する依頼が届くと、修正担当は判断できません。確認窓口で内容をまとめ、同じ箇所への意見が違う場合は方針を決めます。

依頼後に新しい素材や用途が増えたら、単なる修正ではなく追加作業かもしれません。作業範囲と締切への影響を相談し、合意してから進めてください。

5. 修正後は、指定した条件で確認する

修正版では、各指摘がどのように反映されたかを一覧と照合します。修正に伴って別の数字や条件が変わっていないかも点検します。

新しい版と完了した項目を記録します。確認のたびに基準を増やす必要がある場合は、目的や完了条件が最初に伝わっていたか見直しましょう。

対象：A案件_案内文_v02、見出し「申込み方法」
必須の修正：長い一段落を二段落に分け、期限を箇条書きにする
理由：読み手が手順と締切を一度に見つけられるようにしたい
変更しない条件：対象者、金額、申込期限、例外
任意の提案：見出しの言い換え案を一つ添える
確認期限：10月6日15時（日本時間）
完了条件：残す条件を照合し、v03を確認用フォルダに保存

コピーして使えるひな形

対象ファイルと版：
場所：［ページ・見出し・項目］
変更してほしいこと：
理由と読み手：
変更しない条件：
必須／任意：
完了の目安と確認期限：

最後に確認すること

• 対象の版がそろっている。
• 場所と理由が分かる。
• 残す条件を示した。
• 複数の意見をまとめた。

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